公文写作常识

公文写作常识

一、公文的产生与发展：

上古时代（结绳记事）—商代（钟鼎文、甲骨文）—西周（专门官吏和机构）—秦(书、奏)—汉（皇帝对臣下使用的文体主要是：诏、制、策、剌；臣下对皇帝的主要有论、疏、章、奏、表、议）另外，还有书、论、疏、移书（平级），有相对固定的表达结构—1912年颁布了第一个现代公文程式条例—1931年瞿秋白起草《文件处置办法》—1942年陕甘宁边区政府发布《新公文程式》—1951年政务院发布《公文处理办法暂行办法》—《国家行政机关公文处理办法》

二、什么是公文？

古代：主要指处理或联系公务的各类文件。

现代：主要指党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。

三、公文的分类及行文规范：

公文写作一般分为常用公文写作和常用事务文书写作两种。

常用公文及写作：

（一）决定：

是党政机关对于某些重要事项或重大行动做出的决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适合的决定事项。

格式：决定一般由标题、正文、落款三部分构成。大多数决定在正文前不列主送机关，在正文后也不落款，也有少数有。

（1）标题：一般为“发文机关+事由+文种”，标题下一般有成文时间。如《xx政府关于xx的决定》（2014年3月10日）。

（2）正文：一般包括开头（决定缘由，背景、根据、目的、意义），然后是过渡词语，如“经会议研究决定”、主体（决定事项，针对决定缘由提出任务、措施、议案、要求等）、结尾（执行要求，以提出希望号召或执行要求结尾，或对内容补充或强调）三部分。

（3）落款：标明发文机关名称，时间也可落于其后。

（二）决议：

在性质与功用上与决定没有很大差别，其特点是在生成程序方面要求必须经过会议讨论通过或批准，以体现与会者在决策过程中的集体意志和权威性。 结构：（1）标题：写明发文机关、事由与文种。

（2）题注：加括号写明决议日期和会议名称

（3）正文：构成形式多样。常见的有：批准式、批准说明式、议论式、说明式。

（三）通知：

通知是批转下级机关的公文，是转发上级机关和不隶属机关的公文，是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，以及任免人员时使用的一种公文。两个以上机关就同一事项发出的通知称为联合通知。通知具有传达、指示、部署、知照、转发、转批公文的作用，具有广泛性、时效性、周知性等特点。

格式：一般由标题、主送机关、正文、落款组成。

（1）标题：有三种类型。

A.由“发文机关+介词（可省）+通知内容+通知”组成。Eg:《国务院关于发布<国家行政机关公文处理办法>的通知》。

B.由“通知内容+通知”组成。Eg:《关于、、、的通知》。

C.只写文种。Eg:《通知》。

（2）主送机关：可以是一个、几个或所有下属单位。位置在第二或第三行，顶格写，主送单位后加冒号。

（3）正文：一般由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。

（4）落款：包括发文机关（印章）和成文日期。

（四）通报：

是党政机关、企事业单位和社会团体把工作情况、经验教训、典型事例及有教育、指导、规范意义的事件向下级或公众发布的周知性公文。具有引导性、警戒性、典型性。

格式：一般由标题、主送机关、正文、落款组成。

（1）标题：有三种

A、由“发文机关+事由+文种”组成。Eg:《xx政府关于表彰xx先进个人的通报》。

B、由“事由+文种”组成。Eg:《关于xx的通报》。

C、只有文种。即《通报》。

（2）主送机关：一般有。但若是通过登报、张贴等形式发布，则可以不写主送机关。

（3）正文：一般按开头（通报缘由）、主体（通报事项）和结尾（决定要求）等内容及其顺序进行设计和安排材料。

开头应该简明扼要的概括全文的主题；主体是全文的重点和核心，写明事实；结尾应提出或推广或戒防的要求或希望。

（4）落款：在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明日期。

（五）通告：是行政机关或企事业单位在一定范围内向人民群众或机关团体公布应当遵守或周知的事项时所使用的规范性公文。主要有两种：政策法规性通告、周知性通告。一般是省级以下县级以上国家行政机关用得较多。

格式：由标题、正文、落款三部分组成。

（1）标题：有四种。

A、由“发文机关+事由+文种”组成。Eg:《xx市关于实行xx的通告》。

B、由“发文机关+文种”组成。Eg:《中国银行通告》。

C、“事由+文种”组成。Eg:《关于xx的通告》。

D、只写文种。Eg:《通告》。

（2）正文：

A、开头：写明发布通告的原因、根据、要开门见山。法规性通告必须写清楚法律法规依据。

B、主体：即通告的具体事项或规定。

C、结尾：一般为“特此通告”之类的用语，有些没有。

（3）落款：包括署名和日期。标题已有这两项的不用落款。

（五）报告：

是向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问或要求时使用的一种陈述性上行文，一般不做理论的阐述和重要性的议论。一般不需要上级机关的答复，属于单向行文。

格式:由标题、主送机关、正文、落款四部分组成。

（1）标题：主要有两种。

A、标准式标题：“发文机关+事由+文种”。Eg：《xx部关于xx的报告》。

B、省略发文单位式标题：“事由+文种”。Eg:《关于xx的报告》。

（2）主送机关：即发文机关的直属上级领导机关。

（3）正文：分为开头、主体、结尾三部分。

A、开头：交代发文的原因和目的，概述主要内容和结果，然后用过渡词语“现将有关情况报告如下”等来承上启下。

B、主体：叙述报告的具体内容。

C、结尾:结尾处一般使用公文的专用语“请审阅”、“特此报告”，建议性报告可用“以上报告若无不妥，请批转xx执行”。

D、落款：标注发文机关、印章和成文时间。

除此之外，常用公文还包括批复、请示、函、会议纪要等。